Il processo aziendale è un insieme di attività interrelate, svolte all’interno dell’azienda, che creano valore trasformando delle risorse (input del processo) in un prodotto/servizio (output del processo) destinato ad un soggetto interno o esterno all’azienda (cliente).
In un processo aziendale sono normalmente coinvolti più organi aziendali e il loro apporto è coordinato attraverso un flusso di informazioni che è spesso formalizzato in procedure, compiti e responsabilità.

Quando è necessaria una riorganizzazione dei processi?

La progettazione o riorganizzazione di processi, comporta un cambiamento radicale nell’organizzazione strategica aziendale. È una trasformazione, talvolta necessaria per poter accrescere la propria presenza sul mercato e differenziarsi rispetto agli altri competitors.

Vediamo quando si rende necessaria. Tutte le aziende, grandi o piccole, si trovano a rivalutare la possibilità di cambiare il proprio metodo di lavoro, sia perché ci si accorge che alcune risorse sono sovraccariche, ed altre meno, sia perché alcuni reparti o specifiche risorse si trasformano in colli di bottiglia o semplicemente per affrontare nuovi progetti che le condizioni attuali non permettono.
Questi sono solo alcuni esempi che spingono un’azienda a capire che occorre un intervento, più o meno massiccio.
Questo cambiamento si compone di 5 fasi:

  1. Pianificazione dell’intervento.
    Per agire sui processi è necessario     conoscerli, viene raccolta la documentazione necessaria per lo studio degli attuali processi e vengono stabiliti gli obiettivi che si intende raggiungere.
  2. Mappatura e analisi dei processi AS-IS.
    Analisi realistica della situazione attuale aziendale, attraverso lo studio di flussi procedurali di ogni singolo processo aziendale, andando a specificare ed identificare gli input, gli output, i ruoli, eventuali colli di bottiglia e carenze prestazionali.
    La fase di diagnosi dei processi mira ad evidenziare su quali componenti del processo e su quali attività si concentrano le attuali criticità, nonché a stabilire delle misure capaci di quantificarle e pertanto utilizzabili per definire obiettivi concreti di cambiamento, che siano osservabili, quantificabili e quindi verificabili.
    Queste indicazioni rappresentano pertanto i requisiti per la successiva fase di riprogettazione.
  3. Progettazione dei processi TO-BE. In questa fase, vengono proposte delle ipotesi di miglioramento, valutati gli impatti e i benefici e vengono decise le azioni di miglioramento. È ovviamente possibile che emergano più soluzioni alternative. Una delle attività della fase di riprogettazione sarà pertanto quella di confrontare le varie soluzioni e di scegliere quella più adatta in base agli obiettivi che si intende raggiungere.
  4. Implementazione del piano di transizione.
    Questa è la fase operativa e rappresenta anche quella più delicata, in quanto apporta l’introduzione delle modifiche che erano state affrontate nelle fasi precedenti.
  5. Miglioramento continuo dei processi ridisegnati.
    Una volta che i processi sono stati ridefiniti si procede introducendo i miglioramenti incrementali secondo il ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Il ciclo PDCA nei progetti di ottimizzazione dei processi è una metodologia che prevede le seguenti fasi da ripetere in modo ciclico:

  • Pianificare: Dopo aver fissato gli obiettivi attesi, vengono analizzati i processi per comprendere le opportunità di miglioramento (attraverso l’identificazione e la quantificazione degli sprechi). Viene quindi stilato il “piano di attacco” con cui si intende abbattere gli sprechi e vengono elencate le azioni che si intende intraprendere.
  • Eseguire: In questa fase si attuano le misure previste per migliorare il processo, vengono eliminate le attività senza valore aggiunto, viene semplificato il lavoro. Il processo viene poi monitorato e analizzato attraverso la raccolta di dati e la quantificazione dei risparmi.
  • Controllare: vengono analizzati i dati raccolti e vengono confrontati i risultati ottenuti con quelli attesi. I consulenti con tutto il team di lavoro discutono sugli esiti del lavoro e programmano le contromisure necessarie per ciò che non è andato come ci si aspettava.
  • Agire: per consolidare il cambiamento e i miglioramenti conseguiti vengono attuati i miglioramenti finali e vengono sviluppati i processi ideali.

Gruppo Ingegneria Gestionale: Ottimizzazione delle risorse  per la riduzione dei costi

I servizi di riorganizzazione dei processi offerti da Gruppo Ingegneria Gestionale, hanno come obiettivo quello di rivedere le modalità di lavoro che vengono svolte dall’impresa, per poter supportare la mission aziendale e contenere i costi, attraverso le fasi elencate in precedenza.

Analizzeremo l’intero processo, con il supporto di un team di professionisti altamente qualificati che effettuerà l’analisi e la riorganizzazione dei processi, al fine di migliorarne il suo complesso.

Gruppo Ingegneria Gestionale, segue numerose aziende ed ha studiato per loro già diversi interventi di riorganizzazione. Analizziamo ciò che l’azienda è, in tutti i suoi aspetti: “cosa fa”, “come lo fa”, “con quali mezzi” e “chi lo fa” ed apportiamo un piano di modifiche specifico e ben congeniato a supporto degli obiettivi che l’azienda intende raggiungere.

Per realizzare un progetto di riorganizzazione dei processi aziendali o ricevere una consulenza, puoi scrivere a info@gruppoingegneria.it
Un nostro tecnico ti chiamerà nei prossimi giorni per valutare gratuitamente la tua specifica situazione e la presenza di appositi fondi e finanziamenti utilizzabili.

Teresa Vallefuoco

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